Procedimiento a realizar en caso de robo o pérdida de comprobantes de pago

La pérdida de un comprobante de pago puede representar para un contribuyente la generación de numerosas contingencias tributarias en aspectos tales como pérdida del crédito fiscal, así como la deducción del costo o gasto.

Para evitar tales perjuicios, la Administración Tributaria ha establecido los procedimientos que deben seguirse en estos casos, los que describimos a continuación:

1. Pérdida de comprobante emitido y entregado

Se da el supuesto de un contribuyente a quien se le ha emitido y entregado un comprobante de pago, el cual luego es extraviado. En este caso, de acuerdo al artículo 12° del Reglamento de Comprobantes de Pago, se deberá seguir el siguiente procedimiento:

a. Deberá realizar una denuncia policial, obteniendo una copia certificada.

b. Comunicar a la Sunat con una carta simple (no existe un modelo preestablecido), suscrita por el representante legal de la empresa, dentro de los 15 días hábiles de producida la pérdida, donde debe indicarse el tipo de documento y la numeración de estos. Asimismo, resulta relevante que también se consigne el nombre del proveedor  que emitió el documento.

c. Mientras la obligación tributaria no se encuentre prescrita se deberá conservar el cargo de recepción de la carta, al igual que la copia certificada de la denuncia.

d. Se deberá mantener a disposición de la Administración Tributaria la copia Sunat  del documento perdido.

e. En caso de no tener dicha copia, se tendrá que solicitar al proveedor una copia fotostática del comprobante, refrendada con el nombre, apellido y documento de identidad del representante legal, así como la fecha de entrega del documento y el sello de la empresa, de contar con uno.

2. Pérdida de comprobantes no entregados

En este caso, la pérdida de comprobantes ocurre antes de ser entregados a sus destinatarios, pudiendo darse las siguientes situaciones:

• Documentos emitidos y no entregados
• Documentos no emitidos (es decir, en blanco)

El procedimiento a seguir es el siguiente:

1. Efectuar la denuncia policial respectiva, obteniendo la copia certificada.
2. Declarar ante la SUNAT, dentro del plazo de los quince (15) días hábiles siguientes de haberse producidos los hechos, la baja de los comprobantes de pago que se hayan perdido o hayan sido robados. En este caso se deberá consignar el tipo de documento y la numeración de los mismos, a efectos de salvar su responsabilidad por la posterior circulación de los mencionados documentos.
3. La baja de comprobantes de pago se puede efectuar tanto con el uso del formulario físico Nº 825 , el cual es presentado en las oficinas de atención de la SUNAT, como también es el poder presentar el formulario virtual Nº 855 a través del uso de la clave SOL ingresando para ello a SUNAT Operaciones en Línea.

Resulta de suma importancia que los contribuyentes efectúen este procedimiento, ya que sólo así se encontrarán eximidos de su responsabilidad por la circulación posterior de los comprobantes de pago,

Respecto a otros documentos, tales como las notas de crédito, débito o guías de remisión, en caso se produzca su pérdida o robo, se deberán seguir procedimientos similares a los descritos anteriormente para los comprobantes de pago.

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