Claves para saber sobre el pago de utilidades a los trabajadores

Los empleadores, desde este mes de abril, tienen la responsabilidad de dividir entre sus trabajadores las utilidades generadas en el ejercicio gravable 2018.

La participación es las utilidades de la empresa es un derecho de los trabajadores reconocido por el Decreto Legislativo N° 892 y su reglamento, el Decreto Supremo N° 009-98-TR.

Debido a que el empleador debe considerar una serie de reglas para el pago de este beneficio social, a continuación ofrecemos  consejos útiles para no incurrir en contingencias, toda vez que su incumplimiento por parte de las medianas y grandes empresas puede originar multas de S/ 5 670 a más, dependiendo del número de trabajadores afectados.

1. Determinar si la empresa tiene la obligación de distribuir utilidades

No todos los empleadores tienen la responsabilidad de distribuir sus ganancias entre los trabajadores. Solo se encontrarán obligadas aquellas entidades que tengan de forma conjunta las siguientes características: 1) realizar actividades que generan renta de tercera categoría (como comerciales, industriales, servicios y negocios); 2) tener más de 20 trabajadores; iii) haber obtenido utilidades en el ejercicio gravable respectivo (en este caso, en el año 2018).

2. Fijar qué personas califican como beneficiarios

Tienen derecho a la participación de las utilidades tanto los trabajadores con contrato a plazo indeterminado como los sujetos a una modalidad (temporal, accidental o por obra o servicio específico). También gozan de este beneficio los trabajadores a tiempo parcial.

De ese modo, estarán excluidos todos aquellos que no tengan la condición de trabajador (locadores de servicios y los beneficiarios con convenios de modalidades formativas laborales).

3. Establecer qué porcentaje de la renta es la que se debe repartir entre los trabajadores

La participación de las utilidades se debe calcular sobre el saldo de la renta imponible del ejercicio gravable que resulte después de haber compensado pérdidas de ejercicios anteriores de acuerdo con las normas del Impuesto a la Renta.

Luego de ello, cabe aplicar un porcentaje sobre la renta anual, el cual se fija en razón de la actividad principal realizada por la empresa. El porcentaje es del 10 % para el caso de las empresas pesqueras, de telecomunicaciones e industriales, del 8 % para las empresas mineras, las que realizan actividad comercial al por mayor y al por menor y restaurantes, y del 5 % si la empresa desarrolla una actividad distinta a las mencionadas.

4. Conocer la fórmula para distribuir las utilidades

Para determinar cuál es el monto que debe pagar a cada trabajador, deben sumarse dos conceptos, los cuales se calculan en función de los días trabajados y de las remuneraciones percibidas, respectivamente.

Forma de hallar el primer concepto: Se divide el 50 % de la renta a distribuir entre el total de días laborados por todos los trabajadores de la empresa y luego se multiplica por el número de días laborados por cada trabajador.

Forma de hallar el segundo concepto: Se divide el 50 % de la renta a distribuir entre el total de remuneraciones de todos los trabajadores de la empresa y luego se multiplica por la remuneración percibida por cada trabajador.

5. Tener claro qué días ingresan para el cálculo de la participación en las utilidades

Respecto del cálculo en función de los días laborados, solo ingresan los días real y efectivamente trabajados. Estos días son aquellos en que el trabajador cumple efectivamente la jornada ordinaria de la empresa (por lo que no se incluyen vacaciones, ni días de descanso semanal obligatorio ni feriados efectivamente gozados), así como las ausencias que deben ser consideradas como asistencias para todo efecto, por mandato legal expreso (por ejemplo, las licencias sindicales, el tiempo de lactancia materna, las inasistencias originadas de un accidente de trabajo o enfermedad profesional, etc.).  Recientemente también se consideran como días laborados las ausencias por descanso prenatal y postnatal.

6. Delimitar qué remuneraciones deben considerarse como base de cálculo de la participación de las utilidades

Se considera como remuneración computable para el cálculo de las utilidades el íntegro de lo que el trabajador recibe por sus servicios, en dinero o en especie, cualquiera sea la forma o denominación que tenga, siempre que sean de su libre disposición. De ese modo, no son considerados como conceptos computables los contemplados expresamente en el artículo 19 del Decreto Supremo N° 001-97-TR, como las gratificaciones extraordinarias, las asignaciones entregadas en ocasiones especiales (matrimonio, cumpleaños), las condiciones de trabajo, entre otras.

7. Verificar si se cumple con el límite para el pago de las utilidades

El monto máximo que puede percibir un trabajador por concepto de participación en las utilidades es el equivalente a 18 remuneraciones mensuales vigentes al cierre del ejercicio, por cada trabajador. Para determinar el límite de la participación de cada trabajador, el empleador deberá considerar como remuneración base al promedio mensual de las remuneraciones percibidas por el trabajador en el ejercicio anual correspondiente.

8. Cumplir con el pago dentro del plazo establecido para tal fin y comunicar a los trabajadores

La participación que corresponde a los trabajadores debe ser distribuida dentro de los 30 días naturales siguientes al vencimiento del plazo señalado por las disposiciones legales para la presentación de la Declaración Jurada Anual (DJA) del Impuesto a la Renta. Para ello, debe considerarse el cronograma establecido por la Administración Tributaria, el cual se puede revisar aquí.

Con relación a la comunicación, si bien la legislación laboral no establece una forma específica, se considera como un medio válido el realizar esta comunicación directamente por medio escrito, sea a través de una carta o de un correo electrónico. Además, el empleador debe entregar una liquidación al trabajador, detallando cómo realizó el cálculo de la participación en las utilidades. En el caso de los trabajadores cesados, es común que la comunicación se realice por medios de difusión masiva como los periódicos.

9. En caso de pago extemporáneo, identificar desde cuándo corresponde el pago de intereses

Cuando venza el plazo para distribuir la participación en las utilidades, solo se generarán los intereses legales laborales fijados por el Banco Central de Reserva de acuerdo con el Decreto Ley N° 25920 cuando el trabajador realice un requerimiento de pago de la participación en las utilidades. El requerimiento podrá realizarse mediante carta simple. Cuando el trabajador demande el pago de las utilidades, se entenderá que el empleador ha sido requerido con la citación de la demanda.

Tales intereses no serán de aplicación a los trabajadores que hayan cesado antes de la fecha prevista para la distribución de utilidades, quienes tendrán derecho a cobrar el monto correspondiente en el plazo prescriptorio fijado por ley.

10. Considerar cuándo vence el plazo de prescripción

La acción para el cobro de este beneficio prescribe a los 4 años luego de extinguido el vínculo laboral, sea por cualquiera de las causales señaladas por ley: renuncia, despido, mutuo disenso, entre otras. Este plazo se computa desde la fecha en que debió realizarse la distribución de la participación en las utilidades.

De transcurrir el plazo de prescripción sin que el trabajador haya solicitado el cobro de tales utilidades, el monto respectivo se agregará al monto a distribuir por el ejercicio en el cual venza dicho plazo.